新社会人へ送る！仕事に必要なコミュニケーション

こんにちは。株式会社Spaceです。

この春から新社会人になり、新しい環境で働き始めた方もいらっしゃると思います。

私が新社会人の時に、１番苦労したのがコミュニケーションでした。

「必ずメモを取る」、「○分悩んでわからなったら質問する」など入社して間もない頃に様々なことを教えてもらいましたが、それを実行しているだけでは不十分だと当時の私は感じました。

なぜならば、教わった通りに質問したり対話したりするときに、相手の立場に立つことや後々のリスクを想定して認識を合わせることがより円滑に仕事を進めるために必要だと気が付いたためです。

そこで今回はスムーズなコミュニケーションを取るためのポイントを２つ紹介します。

質問するときは、相手が可能な限り短い時間で回答できるように、「はい」または「いいえ」で答えられる訊き方をしましょう。

そのために、まずは出来事の因果関係や情報を自分の中で整理して何がわからないのか明確にすることで現状把握し、疑問に対してどのような情報があれば解決できそうかまで考えてみましょう。

それこら仮説を立てたうえで質問をすると、訊かれた相手もどこまで理解しているかが伝わり、答えやすくなります。

クローズドクエスチョンをすることで、疑問に対して理解するための情報が足りていないのか、情報を使っての答えの導き出し方が合っていないのか、導き出した答えが誤っているのかを絞ることができます。

情報や答えの出し方が整理されていると、似たような場面に遭遇した場合でも応用を効かせることで自分で対応できる幅が広がり、更には新しい仕事にも挑戦しやすくなります。

是非クローズドクエスチョンを実践していきましょう。

対話するときには、人によって感覚の差が生じる可能性がある言葉は具体的な数字にして伝えるようにしましょう。

例えば、「あと少し」や「後で」、「すぐに」などが挙げられます。

日常でもよく使う言葉ですが、仕事の場面で使うには注意が必要です。

「後でもう１度電話をかけなおして」と言われたと仮定しましょう。

「後で」の中身が自分は３０分後のつもりだとしても、相手は５分後を想定していた場合、認識のずれが生じてしまいますね。

認識のずれによって必要ない作業をしてしまったり、大切なアポイントに支障をきたしたりする可能性があります。

このような場合には、「〇分後で問題ないでしょうか。」と確認をいれることや、自分が使う場合には「３０分後にかけなおします」と具体的な数字で伝えることを実践していきましょう。

「聞くは一時の恥聞かぬは一生の恥」という諺があるように、自然に使われる言葉の意味を改めて質問するに抵抗を感じる方もいらっしゃるかもしれません。

しかし、認識のずれを持ったまま作業を進めて手戻りが発生するよりも、あらかじめその手戻りが発生するリスクを潰す方が後々自分の首を絞めずに済むため、確認するようにしましょう。

今回はスムーズなコミュニケーションを取るためのポイントとして、クローズドクエスチョンをすることと、使う言葉の意味を合わせることを紹介しました。

自分ひとりで完結する仕事でない場合には、相手のことを考えて発生しうるリスクを少しでも減らせるようなコミュニケーションをすることで、確実に仕事を進めることや手戻りを減らしてその後の予定も立てやすくなることに繋がります。

また発言に責任感がある人は信頼されやすく、様々な仕事を任されるようになります。

必要な情報のやり取りによって、コミュニケーションロスによるストレスなく働く参考にしていただければ幸いです。

それではまた。

株式会社Space

space’s diary